Как заполнить отчет 6 ндфл за год. Бухучет инфо

Расчет сумм налога на доходы физлиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) - документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим от него доходы. Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие 2018 года представляется не позднее 31 июля 2018 года .

Заполнение 6-НДФЛ в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред.3)

Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:

• отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
• введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
• рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.

При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа отчетами "Сводная" справка 2-НДФЛ , Регистр налогового учета по НДФЛ , Контроль сроков уплаты НДФЛ , Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ).

В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность ) (рис. 1).

Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность :

• введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать ;
• выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ и нажмите на кнопку Выбрать .

В стартовой форме укажите (рис. 2):

• организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет;
• период, за который составляется отчет;
• кнопка Создать .

Обратите внимание! Если организация имеет территориально обособленные подразделения (не выделенные на отдельный баланс), то она должна заполнять расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представлять его в налоговый орган по месту нахождения таких подразделений.

Для формирования расчета сразу по всем регистрациям в ФНС установите флажок Создать для нескольких налоговых органов (рис. 2). Далее нажмите на ссылку Налоговые органы и выберите (установите флажок) налоговые органы, в которых организация и обособленные подразделения стоят на учете и куда предполагается представить отчетность. Нажмите на кнопку Выбрать , а далее на кнопку Создать .

В результате будет сформирован и заполнен отдельно по каждой выбранной ФНС расчет по форме 6-НДФЛ. Необходимо открыть и проверить заполнение каждого из расчетов.

В расчете по обособленному подразделению на титульном листе в поле уточните код места представления расчета (согласно Приложению № 2 Порядка). По месту нахождения обособленного подразделения российской организации указывается код "220" (рис. 3). А по месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком указывается код "214" (ранее указывался код "212").

Если автоматическое формирование не используется, то для головной организации и каждого ее обособленного подразделения необходимо создать отдельный экземпляр расчета по форме 6-НДФЛ, в котором в поле Представляется в налоговый орган (код) выбрать соответствующую регистрацию в налоговом органе и сформировать расчет по кнопке Заполнить .

Как заполнить титульный лист расчета 6-НДФЛ

В верхней части титульного листа в поле КПП указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации либо по месту учета организации по месту обособленного подразделения (рис. 4). В поле ИНН указывается идентификационный номер налогового агента.

По умолчанию считается, что составляется первичный расчет по форме 6-НДФЛ, т.е. представляемый за отчетный период первый раз, поэтому в поле Номер корректировки указывается код 0 .

Поля Период представления (код) и Налоговый период (год) заполняются автоматически по значению периода, указанного в стартовой форме, и условных обозначений периодов согласно Приложению № 1 к Порядку заполнения расчета. Для расчета за полугодие 2018 года проставляется значение "31".

В поле Предоставляется в налоговый орган (код) указывается четырехзначный код налогового органа, в котором организация или обособленное подразделение стоит на учете и куда предполагается представить отчетность.

Поле По месту нахождения (учета) (код) указывается код места представления расчета налоговым агентом (согласно Приложению № 2 к Порядку заполнения расчета по форме 6-НДФЛ).

При составлении расчета правопреемником в поле Форма реорганизации (ликвидация) (код) указывается код реорганизации (ликвидации) в соответствии с приложением № 4 к Порядку заполнения расчета, а в поле ИНН/КПП реорганизованной организации - ИНН и КПП реорганизованной организации.

В поле Код по ОКТМО указывается код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.

В программе такие данные, как ОКАТО, ИНН, КПП и код налогового органа по организациям и их обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации ). Для структурных подразделений организаций (которые не выделены на отдельный баланс) указываются в справочнике Подразделения (раздел Настройка – Подразделения ).

Остальные показатели (наименование налогового агента, телефон, Ф.И.О. подтверждающего достоверность и полноту сведений) заполняются на основании данных справочника Организации .

Если ячейки с какими-либо сведениями о налоговом агенте не заполнены и их невозможно заполнить вручную (не выделены желтым цветом), это означает, что в информационную базу не введены соответствующие данные. В этом случае необходимо добавить нужные сведения, после чего нажать на кнопку Обновить (кнопка Еще – Обновить ).

В поле Дата подписи указывается дата подписи отчета (по умолчанию это текущая дата компьютера).

Обратите внимание! Дата подписи, указанная на титульном листе влияет на автоматическое заполнение расчета по форме 6-НДФЛ, а именно на заполнение строки 080 раздела 1. Строка 080 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" заполняется по учетным данным программы, определенным по состоянию на дату подписи отчета.

Заполнение Раздел 1 расчета 6-НДФЛ

В разделе 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 заполняется для каждой из ставок налога (как в нашем примере) (за исключением строк 060-090) (рис. 5).

В разделе 1 указывается:

• по строке 010 – ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога;
• по строке 020 – общая сумма начисленного дохода (включая налог) по всем физическим лицам, по которым заполняется 6-НДФЛ. Указываются суммы начисленного дохода, которые облагаются НДФЛ полностью и частично. Необлагаемые доходы (ст. 217 НК РФ) в данной строке не указываются (к таким доходам относится, например, пособие по беременности и родам и т.д.);
• по строке 030 – общая сумма предоставленных налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению (в т.ч. профессиональных, стандартных, имущественных, социальных, к доходу) (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@);
• по строке 040 – общая сумма исчисленного НДФЛ;
• по строке 025 – общая сумма начисленного дохода в виде дивидендов;
• по строке 045 – общая сумма исчисленного НДФЛ на доходы в виде дивидендов;
• по строке 050 – общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога.

В строки 020-045 включаются данные за налоговый (отчетный) период по дате фактического получения дохода (ответ на вопрос 12 в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). Например, дата фактического получения дохода в виде оплаты труда (код дохода 2000, 2530) – это последний день месяца, за который начислен доход, для отпускных выплат, пособий – дата выплаты. По дате фактического получения дохода определяется месяц налогового периода и налоговый период, в который нужно включать соответствующий доход (как и для справок по форме 2-НДФЛ). Например, пособие по временной нетрудоспособности, начисленное в июне 2018 года, но выплаченное в июле 2018 года, будет отражаться в разделе 1 расчета за 9 месяцев 2018 года. В расчет за полугодие 2018 года данное пособие не попадет. Так как дата фактического получения для этого дохода – это дата выплаты.

На рис. 5 по налоговой ставке 35% отражены доходы в виде материальной выгоды от экономии за пользование заемными средствами. По ставке 35% налоговые вычеты не применяются. Поэтому по строке 020 указывается сумма начисленного дохода, а по строке 040 – сумма исчисленного налога.

В раздел 1 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 010 – 050. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 010-050 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 010. Причем, имеется возможность вручную указать доход, облагаемый по ставке на основании соглашения об избежании двойного налогообложения (5% или 10%) (рис. 8).

Итоговые показатели по всем ставкам налога указываются по строкам 060 – 090:

• по строке 060 – общее количество физических лиц, получивших в отчетном периоде налогооблагаемый доход. При этом физическое лицо, получившее в течение одного периода доходы по разным договорам или по разным ставкам налога, учитывается как одно лицо;
• по строке 070 – общая сумма удержанного налога В отчетном периоде. То есть в каком отчетном периоде был удержан налог, а налог всегда удерживается при выплате дохода, в расчет за такой период он и попадет. Например, зарплата за июнь 2018 года выплачена в июле 2018 года. Дата удержания налога в этом случае приходится на отчетный период 9 месяцев 2018 года. Поэтому, сумма удержанного налога отразится в строке 070 раздела 1 расчета за 9 месяцев 2018 года. Если зарплата за июнь 2018 года выплачена в июне, то налог, удержанный при этой выплате, включается в строку 070 расчета за полугодие 2018 года;
• по строке 080 – общая сумма налога, которая не была удержана налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода, с учетом положений п. 5 ст. 226 и п. 14 ст. 226.1 НК РФ. В программе сумма неудержанного налога определяется на дату подписи, указанную на титульном листе отчета. Например, заработная плата за июнь 2018 года была выплачена 05.07.2018. Чтобы сумма удержанного налога в июле месяце не отразилась в строке 080 расчета за полугодие 2018 года, дата подписи отчета должна быть не ранее чем 05.07.2018. По данной строке отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме (ответы на вопросы 5 и в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@);
• по строке 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии ст. 231 НК РФ.

В отчете, где это необходимо, можно расшифровывать данные в ячейке по кнопке Расшифровать .

Пример

За полугодие 2018 года сотрудникам организации ООО "Швейная фабрика Плюс" начислено доходов на сумму 4 291 417,32 руб., из них:

• 4 290 366,04 руб. – доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13%;
• 1 051,28 руб. – доходы в виде материальной выгоды, облагаемые НДФЛ по ставке 35%.

При автоматическом заполнении расчета в разделе 1 заполняются два блока строк 010–050: отдельно по ставке 13% и отдельно по ставке 35% (рис. 5). Получить в программе отчет по доходам и исчисленному НДФЛ с отбором по дате фактического получения дохода можно с помощью отчета "Сводная" справка 2-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ) (рис. 6). Общую сумму удержанного за период налога можно получить с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (рис. 7).

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ

Обратите внимание! Раздел 2 заполняется по сроку перечисления налога : на какой отчетный квартал приходится срок перечисления удержанного налога (строка 120), в расчет за такой период и должна включиться операция.

Например, заработная плата за июнь 2018 года выплачена в последний рабочий день месяца (29.06.2018), срок перечисления налога с заработной платы – следующий рабочий день после удержания налога, в нашем случае – 02.07.2018 (так как 30 июня и 1 июля – выходные дни). В такой ситуации заработная плата за июнь будет отражена в разделе 1 расчета за полугодие 2018 года и в разделе 2 расчета за 9 месяцев 2018 года. В раздел 2 расчета за полугодие 2018 года зарплата не попадет, так как срок перечисления налога приходится на другой отчетный период (письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507, от 24.10.2016 № БС-4-11/20120).

Или, например, пособие по временной нетрудоспособности начислено в мае 2018 года и выплачено вместе с зарплатой за май – 05.06.2018. Срок перечисления НДФЛ с суммы пособия – последний день месяца, в котором произведена выплата, т.е. 30.06.2018. Так как это выходной день, то срок перечисления переносится на 02.07.2018. Следовательно, эта операция не отражается в разделе 2 расчета за полугодие 2018 года. Она будет отражена в разделе 2 за 9 месяцев 2018 года. Однако, так как дата получения дохода по этой операции – 05.06.2018, то она попадет в раздел 1 расчета за полугодие 2018 года.

Натуральные доходы, с которых налог не был удержан, отражаются в разделе 2 по дате получения дохода.

В разделе 2 указываются (рис. 9):

• по строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ (см. таблицу). Например, дата фактического получения заработной платы – это последний день месяца, для материальной помощи – дата выплаты.

В программе:

• для доходов в виде оплаты труда (коды дохода 2000 , 2530 ) дата получения дохода определяется как последнее число месяца, за который начислен доход (или дата увольнения, если сотрудник был уволен);
• для прочих доходов дата получения дохода определяется по дате выплаты , указанной в документе на выплату дохода (Ведомость в банк , Ведомость в кассу , Ведомость через раздатчика , Ведомость на счета ) (рис. 10).

При получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств, датой фактического получения дохода признается последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства. В программе расчет суммы к удержанию в счет погашения займа, материальной выгоды полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств и НДФЛ с материальной выгоды производится с помощью документа (закладка Займы ). Дата получения дохода в виде материальной выгоды, определяется как последнее число месяца начисления документа Начисление зарплаты и взносов .

Датой фактического получения дохода в виде ежемесячной премии, которая входит в систему оплаты труда, является последний день месяца, за который она начислена (см. письма ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374@, от 14.09.2017 № БС-4-11/18391, Минфина от 29.09.2017 № 03-04-07/63400). Для такой премии соответствует код вида дохода – 2002. Для этого в программе необходимо для кода дохода 2002 установить флажок Соответствует оплате труда , а в форме вида начисления выбрать категорию дохода – Оплата труда . Если выбрать категорию дохода – Прочие доходы от трудовой деятельности , дата получения дохода в конечном итоге будет учитываться по дате выплаты премии.

Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ в виде командировочных расходов (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы) считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.

• по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 НК РФ и п. 7 ст. 226.1 НК РФ. Дата удержания налога – это дата фактической выплаты.

В программе удержание налога производится при проведении документов выплаты дохода – Ведомость в банк , Ведомость в кассу , Ведомость через раздатчика , Ведомость на счета . Сумма удержанного налога рассчитывается автоматически при заполнении документа на выплату зарплаты и отражается в отдельной колонке табличной части. Дата удержания налога в учете будет отражаться датой, указанной в поле Дата выплаты (рис. 10).

При удержании налога предусмотрен также учет авансовых платежей по НДФЛ для работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства из "безвизовых" стран, временно пребывающими на территории РФ, осуществляющими трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.

• по строке 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. Строка 120 заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 НК РФ и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. Например, если это пособие по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком), отпускные, то срок перечисления до конца месяца, в котором выплачивались такие доходы. Все остальные доходы, в том числе зарплата – это следующий день после удержания налога. Если срок перечисления налога выпадает на выходной, то он переносится на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ) (письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@). Таким образом, в строке реальная дата перечисления налога не отражается, а отражается предельный срок перечисления налога, который зависит от того, с каких доходов удержан НДФЛ . В программе при регистрации удержанного налога фиксируется автоматически предельный срок перечисления налога.

Согласно контрольным соотношениям показателей формы расчета (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@) строка 120 сверяется с реальной датой уплаты суммы НДФЛ из строки 140 по данным карточки расчетов с бюджетом налогового агента (КРСБ НА), которая ведется в налоговом органе на основании данных о поступивших платежах по НДФЛ. Причем сверяется не сумма, а дата.

Если дата по строке 120 будет меньше даты уплаты суммы НДФЛ по строке 140, то возможно нарушен срок перечисления удержанной суммы НДФЛ. Организации придется уплатить пени и штрафы за несвоевременное перечисление налога. В программе для анализа нарушения срока уплаты налога можно воспользоваться отчетом Контроль сроков уплаты НДФЛ (раздел ).

Отчет показывает суммы удержанного налога не на дату удержания, а на дату крайнего срока перечисления. Это позволяет сформировать отчет так, чтобы он был похож на оборотно-сальдовую ведомость, и при этом положительное сальдо означало бы просроченный платеж.

• по строке 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога, налоговых вычетов) в указанную в строке 100 дату. Включаются все доходы сотрудников, в том числе и выплаченный аванс и удержанные суммы, а не только суммы по ведомостям на выплату, при которых был удержан НДФЛ. Данная строка НЕ включена в контрольные соотношения показателей формы расчета (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@), т.е. строка сверяться ни с чем не будет, она является справочной ;
• по строке 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату. По строке указывается сумма налога без учета возврата суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом.

Организация может выплачивать доходы физическим лицам, которые не являются сотрудниками организации. В частности, доходы могут выплачиваться бывшим сотрудникам и акционерам (совладельцам) организации. В этих случаях у организации может возникнуть обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ. Непосредственно выплата сумм прочих доходов в программе не регистрируется, фиксируется только сумма дохода, сумма исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ для отражения в отчетности.

При проведении документов, которыми регистрируются такие доходы (Выплата бывшим сотрудникам , Регистрация прочих доходов , Дивиденды ), сразу фиксируются суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Датой фактического получения дохода, равно как и датой удержания налога, считается дата выплаты, указанная в документе.

Сведения о фактически полученных доходах и удержанном налоге с этих доходов, по которым одновременно совпадают три даты (дата фактического получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления налога), суммируются и указываются в одном блоке строк 100 – 140. Если не совпадает хотя бы одна из дат, доход и удержанный налог с него отражаются отдельно, т.е. по ним заполняется отдельный блок строк 100 – 140. Например, в один день были выплачены материальная помощь и пособие по временной нетрудоспособности. Строки 110 –140 заполняются отдельно в отношении материальной помощи и отдельно в отношении пособия, так как данные виды доходов имеют разные сроки перечисления налога.

В раздел 2 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 100 – 140. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 100-140 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 100.

В программе с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам ) можно проверить правильность заполнения раздела 2 сформированного расчета, например, данные об удержанном за период налоге (рис. 11). Отчет сверяет данные учета с разделом 2 и контролирует сроки уплаты налога.

По просьбам пользователей в раздел добавлены справочные поля, в которых указываются итоговые суммы показателей строк 130 и 140.

Вид дохода	Дата фактического получения дохода	Дата удержания налога	Срок перечисления налога
Доход в виде оплаты труда	Последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом)	День фактической выплаты
При получении доходов в денежной форме (например, отпускные, пособия и т.д.)	День выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц	День фактической выплаты	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. При выплате доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты
Доходы в натуральной форме	День передачи доходов в натуральной форме
Доход в виде оплаты труда в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца	Последний день работы, за который был начислен доход	День фактической выплаты (т.е. день увольнения)	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода
Материальная выгода	День приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг. Если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на эти ценные бумаги, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг; Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства – в отношении доходов, полученных от экономии на процентах.	День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ. Удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом плательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ
Командировочные (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы)	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки	День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ	Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ
Иные доходы	День зачета встречных однородных требований День списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации	День зачета встречных однородных требований. Для зачета достаточно заявления одной стороны (ст. 410 ГК РФ) День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ	Не позднее дня, следующего за днем зачета встречных однородных требований Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ

Представление расчета 6-НДФЛ в налоговый орган в "1С:ЗУП 8" (ред.3)

Проверка расчета 6-НФДЛ

После подготовки отчета 6-НДФЛ его следует записать.

Перед передачей расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган рекомендуется проверить его на наличие ошибок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Проверка – Проверить контрольные соотношения . После нажатия кнопки выводится результат проверки контрольных соотношений показателей. Если контрольные соотношения выполняются, то выдается сообщение об отсутствии ошибок. При необходимости можно открыть форму для просмотра результатов проверки. При этом можно увидеть либо те контрольные соотношения показателей, которые ошибочны, либо все контрольные соотношения показателей, которые проверены в отчете 6-НДФЛ (сняв флажок Отобразить только ошибочные соотношения ) (рис. 12).

При нажатии на необходимое соотношение показателей выводится расшифровка – откуда взялись эти цифры, как они сложились и т.д. При нажатии в самой расшифровке на определенный показатель программа автоматически указывает на этот показатель в самой форме расчета. Кроме того, проверять контрольные соотношения можно при печати и выгрузке, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке .

Печать расчета 6-НФДЛ

Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган без использования телекоммуникационных каналов связи (или использующих для электронного обмена программы сторонних производителей), следует подготовить файлы для передачи в электронном виде. Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ на бумажном носителе, следует подготовить его печатную форму.

Чтобы сформировать печатную форму расчета по форме 6-НДФЛ с двухмерным штрихкодом PDF417, нажмите на кнопку Печать , расположенную в верхней части формы отчета (рис. 13). Для печати машиночитаемых форм регламентированных отчетов с двухмерным штрихкодом PDF417 необходимо, чтобы на компьютере был установлен единый модуль печати машиночитаемых бланков и шаблоны машиночитаемых бланков. Инсталляционный комплект модуля печати включен в состав конфигурации. Как только возникает необходимость использования модуля печати, он автоматически запускается для установки. Шаблоны машиночитаемых форм регламентированных отчетов включены в состав конфигурации и устанавливаются вместе с ней, поэтому нет необходимости устанавливать шаблоны отдельно.

Форму расчета по форме 6-НДФЛ можно распечатать и без штрихкода, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Разрешить печать без штрихкода PDF417 . После установки данной настройки по кнопке Печать будут доступны для печати Форма со штрихкодом PDF417 (рекомендуется) (рис. 13) или Форма без штрихкода PDF417 .

При выборе второго варианта программа выводит форму отчета на экран для предварительного просмотра и дополнительного редактирования сформированных для печати листов (при необходимости) (рис. 14). Далее для печати расчета нажмите на кнопку Печать . Кроме того, из данной формы отчета (предварительный просмотр) можно сохранить отредактированный расчет по форме 6-НДФЛ в виде файлов в указанный каталог в формате PDF-документа (PDF), Microsoft Excel (XLS) или в формате табличных документов (MXL) (нажав на кнопку Сохранить ).

Выгрузка расчета 6-НДФЛ в электронном виде

В регламентированном отчете предусмотрена также возможность выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ в электронном виде в формате, утвержденном ФНС России. Рекомендуется сначала выполнить проверку отчета на соответствие требованиям формата электронного представления по кнопке Проверка – Проверить выгрузку (рис. 15). После нажатия этой кнопки будет выполняться формирование электронного представления отчета. При обнаружении в данных отчета ошибок, препятствующих выполнению выгрузки, выгрузка будет прекращена. В этом случае следует исправить обнаруженные ошибки и повторить выгрузку. Для перехода по ошибкам удобно использовать служебное окно навигации по ошибкам, которое автоматически вызывается на экран.

Для выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ для последующей передачи через уполномоченного оператора необходимо нажать на кнопку Выгрузить и указать в появившемся окне каталог, куда следует сохранить файл расчета. Имя файлу программа присваивает автоматически.

Отправка расчета 6-НДФЛ в налоговый орган

В программах 1С , содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) отправить расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в электронном виде с ЭЦП (если подключен сервис "1С-Отчетность").

Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения расчета. Для этого нажмите на кнопку Проверка – Проверить в интернете (рис. 16). Для отправки расчета в налоговый орган непосредственно из программы нажмите на кнопку Отправить .

С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.

Вы наняли работника и договорились, что будете выдавать ему «на руки» 20 тысяч рублей в месяц. В трудовом договоре нужно указать зарплату 22 990 рублей. Эта сумма включает 13% НДФЛ, который вы перечислите государству. Каждый месяц вы платите 20 тысяч рублей сотруднику и 2 990 рублей — налоговой.

Эльба рассчитает налоги и взносы и сформирует отчётность за сотрудников. Попробуйте 30 дней бесплатно. Например, проверьте сервис на ежемесячном отчёте СЗВ-М.

Что такое 6-НДФЛ?

За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого придумали два отчёта: 6-НДФЛ, который сдают каждый квартал, и 2-НДФЛ, который налоговая ждёт только раз в год.

Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:

• вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
• дивиденды,
• беспроцентные займы,
• подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.

Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.

В отчёте укажите общие данные по всем физ. лицам, которые получали от вас доходы. Не нужно разделять информацию по каждому человеку, для этого есть другой отчёт — 2-НДФЛ.

Нулевой 6-НДФЛ

Нулевого 6-НДФЛ не бывает. Если вы не платили физлицам, просто не сдавайте отчёт.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

6-НДФЛ следует сдавать один раз в квартал:

• за 1 квартал — до 30 апреля
• за полугодие — до 31 июля
• за 9 месяцев — до 31 октября
• за год — до 1 апреля следующего года.

Если вы впервые заплатили физлицу только во 2 квартале, сдайте 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год.

Антон — индивидуальный предприниматель и работает один. В июне он обратился к копирайтеру, который написал 5 статей для сайта. Всё оформили договором авторского заказа. Антон заплатил 10 000 рублей копирайтеру и 1495 рублей НДФЛ государству. В июле Антону нужно сдать 6-НДФЛ за полгода, 9 месяцев, а потом ещё отчитаться за год.

Как заполнить раздел 1 отчёта 6-НДФЛ?

Строка 020: укажите доходы физлиц с 1 января по 30 июня — до того, как из них вычли НДФЛ. Зарплату с января по июнь, включая зарплату за июнь, которую вы выплатили уже в июле. Отпускные и пособия по больничным, которые выплатили с января по июнь — неважно, за какой период. Другие доходы, которые физик получил с января по июнь и с которых вы должны удержать НДФЛ.

Строка 030 — сумма вычетов по доходам из строки 020. Например, детских, имущественных, социальных вычетов.

Строка 040 — сумма НДФЛ с доходов из строки 020.

Строки 025 и 045 — заполняйте, только если платили дивиденды.

Строка 050 — заполняйте, если есть иностранные работники с патентом.

Строка 060 — число людей, доходы которых вы отразили в 6-НДФЛ.

Строка 070 — сумма НДФЛ, которую удержали с начала года. Она может не совпадать с суммой в строке 040. Например, не получается удержать НДФЛ до конца года или доход получен в одном квартале, а налог удержан в другом.

Строка 080 — НДФЛ, который вы не сможете удержать до конца года. Например, НДФЛ с подарка дороже 4 000 рублей человеку, который не получает от вас денежные доходы.

Строка 090 — заполняйте, если возвращали налог работникам.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Указывайте только выплаты третьего квартала — с 1 июля до 30 сентября, отдельно за каждый месяц.

Строка 100 — дата получения дохода:

• Зарплата — последний день месяца, за который вы её платите.
• Вознаграждение по гражданско-правовому договору, отпускные и больничные — день выплаты дохода.

Строка 110 — дата удержания налога. Обычно совпадает со строкой 100. Исключения:

• С аванса — день выплаты окончательной зарплаты за месяц.
• С материальной выгоды, подарков дороже 4 000 рублей — в день ближайшей зарплаты.
• Со сверхнормативных суточных — ближайший день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет.

Строка 120 — дата, когда нужно заплатить налог. Определяется по ст.226 Налогового кодекса . Если эта дата относится к 4 кварталу, не указывайте доход в разделе 2, даже если вы уже показали его в разделе 1. Например, не включайте в раздел 2 зарплату за июнь, которую выдали в июле.

Строка 130 — вся сумма доходов за 2 квартал, до того, как из неё удержали НДФЛ.

Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного за 2 квартал.

В одном блоке строк 110-140 покажите доходы, у которых совпадают все три даты: получения дохода, удержания и уплаты налога. Как сдавать на бумаге или в электронном формате — если у вас не больше 25 сотрудников только электронно — если у вас больше 25 сотрудников.

Куда сдавать 6-НДФЛ?

Сдавайте отчёт в налоговую по прописке ИП или юридическому адресу ООО.

Но за сотрудников, которые заняты в деятельности на ЕНВД или патенте, отчитывайтесь в налоговую по адресу работы. Эта налоговая может отличаться от налоговой по адресу регистрации.

Что будет за нарушение?

Не вовремя сдать отчёт: штраф 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, блокировка счёта в банке после 10 дней. Указать недостоверные сведения: 500 рублей за каждый недостоверный документ.

А Эльба поможет?

6-НДФЛ в Эльбе состоит всего из двух шагов. На первом вы проверяете выплаты сотрудникам, а на втором отправляете отчёт в налоговую.

Но перед этим добавьте физлиц в раздел «Сотрудники» и укажите их зарплату. Задача «Сдать отчёт 6-НДФЛ» появляется В Эльбе в начале каждого квартала в разделе «Актуальные задачи».

Доходы, которые выплачивает юр лицо в пользу физ. лиц, подлежат обложению НДФЛ. Субъекты хозяйствования самостоятельно удерживают налог, и вовремя передают суммы в казну. До 2016 года фискальными органами контроль над движением НДФЛ в течение года не проводился. После утверждения 14 октября 2015 года нового отчета 6 налоговые агенты обязаны ежеквартально представлять развернутые сведения о начисленном заработке, примененных льготах и подоходном налоге. В этом обзоре мы пошагово заполним 6 НДФЛ в отношении 1 раздела.

В состав декларации входит титул и два раздела. На титульной странице указываются сведения о налоговом агенте. Раздел 1 «Обобщенные показатели» формы 6 НДФЛ включает в себя сведения нарастающим итогом с начала календарного года. Во второй части отчета отражают даты, и суммы фактически полученной прибыли и удержанного подоходного налога.

Поля, сгруппированные в блоке 10-50, формируют для каждой ставки подоходного налога. Если строк для заполнения информации на одной странице первого раздела не хватило, переносят сведения на следующий лист. Итоги полей 60-90 6 НДФЛ заполняются только на первой странице. В незаполненных клетках ставят прочерки.

Если в организации есть филиалы, которые самостоятельно начисляют заработок и удерживают подоходный налог, декларацию представляют отдельно по каждому месту ведения для головного предприятия и отдельно для каждого филиала, если они подчинены одной ИФНС. Исключение только в случае, если бухгалтерия ведется в головном офисе.

Декларацию 6 НДФЛ заполняют на основании сведений из налоговых регистров. Эта норма отражена в статье 230 пункт 1 НК. При наличии программного обеспечения формирование отчетов делается автоматически.

Можно самостоятельно разработать и утвердить отчет в начале года в учетной политике. Таблица содержит необходимые сведения для формирования отчета: дни и суммы начисления, перечисления дохода и подоходного налога.

Если при проверке налоговиками обнаружится, что регистры в организации не ведутся, к субъекту хозяйствования применят взыскания по статье 120 НК.

Образец налогового регистра.

Заполнение блока строк 10-50

При заполнении 6 НДФЛ в отношении раздела 1 руководствуются инструкцией ММВ 7-11-450. Поля 10-50 формируют для каждой ставки НДФЛ. Рассмотрим особенности формирования сведений в поле этого блока первого раздела.

• 10 – ставка подоходного налога. В зависимости от вида полученной прибыли это 13, 15, 30 и 35%;
• 20 – отражают прибыль нарастающим итогом, начисленную в пользу физ. лиц для ставки из поля 10;
• 25 – поле заполняется, если в отчетный период начислялись дивиденды;
• 30 – вычеты, применяемые при начислении НДФЛ. Для заполнения поля обратитесь к приказу 7-11-387, где отражен перечень.

В строку 30 относят суммы необлагаемой налогом прибыли по ст. 217 НК.

Если сумма вычетов превышает начисленную прибыль, в поле 30 отражают только цифры, равные доходу, а разницу переносят на следующий период, но только до конца отчетного года. На следующий календарный год вычеты не переносят.

• 40 – подоходный налог, исчисленный по ставке и указанной в поле 10 из прибыли в графе 20, уменьшенный на сумму вычетов из строки 30.

Чтобы правильно заполнить поле, проверьте показатели по формуле:

стр. 40 = стр. 10х (стр. 20 – стр. 30);

• 45 – НДФЛ, начисленный налог на дивиденды из строчки 25;
• 50 – заполнять данную ячейку в том случае, если в организации работают иностранные граждане по патентам, самостоятельно уплачивающие налоги.

Заполнение граф 60-90 раздела 1 в 6 НДФЛ выполняют только на первой странице декларации.

• 60 – общее количество физических лиц, которым начислена прибыль с начала отчетного года. Если человек работал по нескольким договорам или уволен, затем принят вновь, считают как одно лицо. Получение дохода работником в течение отчетного года в головной организации и в структурных подразделениях, учитываются в отчетах.
• Если сотрудник получал прибыль на одном предприятии по ставкам подоходного налога, то в отчете считается как 1 лицо;
• 70 – НДФЛ, удержанный налог с прибыли физических лиц с начала года;
• 80 – сумма не удержанного налога. В этом поле отражается сумма НДФЛ, удержать который до конца года невозможно.Перед тем, как заполнить строку 80 в разделе 1, обратитесь к законодательным актам:
  статья 226 пункт 5 НК;
  статья 226.1 пункт 14 НК;
  письмо БС 4-11-12975 ФНС.Такая ситуация возникает, при вручении, к примеру, подарка стоимостью свыше 4 000 рублей, при этом прибыль в денежной форме физ. лицу до конца года не начислена;

• 90 – сумма НДФЛ, которую налоговый агент возвратил работнику. При заполнении этой строки руководствуются нормами статьи 231 НК и письмом БС 4-11-12881.

Форма 1 раздела 6 отчета по НДФЛ

Главные ошибки заполнения первого раздела

При заполнении первого раздела не все правильно трактуют нормативную базу и инструкцию по заполнению. Приведем примеры двух главных заблуждений бухгалтеров.

1. Сумму налоговых вычетов, в том числе и имущественных, вносят в поле 90. Эта трактовка неверна. Обратимся к письму ФНС БС 4-11-4538. Налоговики разъяснили, что в поле указывают излишне удержанный налог. Вычеты уже засчитаны в ячейках 40 и 70, повторно отражать в графе 90 нельзя. Это будет признано ошибкой.
2. Нужно ли соблюдать равенство полей 40 и 70.Ответ – нет (письмо БС 4-11-4222). Объяснить эту позицию можно на примере переходящей заработной платы, начисленной и выплаченной в других отчетных периодах Так что итоговая строка 70 может отличаться от поля 40 на НДФЛ с зарплаты декабря и последнего месяца отчетного квартала.Заработок, начисленный в марте, попадает в строку 20 в разделе 1 декларации за 1-й квартал. Доход перечисляется физ. лицам в апреле с одновременным удержанием НДФЛ. Подоходный налог в строку 70 попадет только в отчете за полугодие.

При заполнении раздела 1 декларации 6 НДФЛ за 9 месяцев в графе 60 указано 12 человек. В октябре 3 сотрудника уволилось, в ноябре принято 4 человека, причем один работал в организации в первом полугодии.

Расчет количества сотрудников следующий:

12+(4-1)=15 – из вновь принятых сотрудников исключить человека, который работал и был включен в отчет НДФЛ за 2 квартал.

Образец заполнения годового отчета:

Особенности заполнения раздела, если в числе сотрудников иностранцы

При приеме на работу иностранных граждан, что работают по патенту, у налогоплательщика появляется обязанность заполнить отдельные блоки строк 10-50 для ставки 13% и 30%. Остальные графы 20-45 формируются согласно прибыли в отношении этих ставок.

Выплачена мат. помощь

Прибыль, оценочной стоимостью не выше 4 000 рублей с начала отчетного года (подарки, мат помощь по статье 218, пункт 28 НК), подоходным налогом не облагается. Если норматив не превышен, юр лицо не обязано исчислять и удерживать налог.

Однако эти суммы отражают как в налоговых регистрах, так и в декларации. Это надо для контроля над превышением порога льготирования и поможет избежать ошибок при расчете НДФЛ.

Пример отражения мат помощи

В январе сотруднику выплатили мат помощь в сумме 3 000 рублей. В июне повторно оказали мат помощь в сумме 8 000 рублей.

При заполнении первого раздела за 1-й квартал отражают:

• 20 – 3 000;
• 30 – 3 000.

При формировании отчета за полугодие материальная помощь отражается следующим образом:

• 20 – 11 000 (3 000 + 8 000);
• 30 – 4 000.

Как отразить дорогие подарки сотрудникам

Если прибыль физ. лицам вручена в виде дорогого подарка, подоходный налог удерживают из дохода, перечисленного в денежной форме. Налог, удерживаемый из заработка физ. лица, превышает половину выплачиваемой суммы прибыли.

В практике встречаются случаи, когда перечислений в пользу физ. лиц не хватает для удержания подоходного налога, начисленного на стоимость дорогого подарка. В таком случае, удержания делают из ближайших денежных выплат.

Если до конца года остается сумма не удержанного налога (физ. лицо уволилось, оформлен отпуск без сохранения зарплаты), юр лицо обязано в срок до 01.03 года следующего за отчетным периодом письменно уведомить физ. лицо и фискальные органы. В уведомлении указывают суммы не удержанного подоходного налога и прибыли.

Такими действиями налоговый агент снимает с себя полномочия в отношении удержания налога и возлагает их на фискальные органы и налогоплательщика.

В компании трудится 5 сотрудников. Перед тем, как заполнить 6 НДФЛ, проверьте цифры в налоговом регистре за квартал:

• Ставка НДФЛ 13%;
• вычет ежемесячно предоставляется 1 работнику в сумме 1 400 рублей;
• оклад каждого работника 20 000 руб.;
• в 02 месяце 1 сотрудник оформлен в отпуск. Заработок за февраль для него составил 5 000 руб., отпускные – 18 000 руб.
• в течение 3-х месяцев применены вычеты в сумме 50 400 руб.

В таблице аналитических цифр за 1-й квартал должны быть перечислены суммы доходов, примененных вычетов и исчисленного налога в хронологическом порядке.

На основании сведений первичного учета заполняем 1 раздел декларации за 1-й квартал:

Заключение

При заполнении 6 НДФЛ первого раздела важно соблюдать главное правило: формирование сведений выполняется нарастающим итогом. Кроме того, отслеживать изменения законодательных актов и учитывать комментарии налоговиков. Перед подачей декларации в налоговую инспекцию самостоятельно проверить контрольные соотношения 1 раздела. Это предотвратит вопросы налоговиков и дополнительную проверку контрагента.

6-НДФЛ за год - пример заполнения этого отчета есть в нашей статье - формируют по правилам, сохраняющим свою актуальность с 2016 года, но с учетом обновлений, внесенных приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Рассмотрим, какие из этих правил значимы для формирования годовой отчетности, порядок заполнения и представления формуляра налоговикам.

Назначение отчета 6-НДФЛ и правила сдачи его за год

Отчет 6-НДФЛ является сводной отчетностью по налогу на доходы, который налоговый агент удерживает из доходов, выплачиваемых физлицам. В нем содержатся данные, позволяющие судить об объеме начислений налога к оплате за отчетный период и о том, в какие сроки этот налог следует уплатить в бюджет.

Отчет формируется поквартально, но данные в нем делятся на две группы, отражающие информацию:

• нарастающим итогом за прошедшие с начала года кварталы — в отношении расчета общей суммы подлежащего удержанию налога от оказавшегося начисленным за период дохода с учетом уменьшения его на возможные вычеты;
• только по последнему кварталу периода отчета — в части тех сумм налога, сроки оплаты которых (определенные в соответствии с законодательством) приходятся именно на этот квартал.

Отчетность, создаваемую по итогам периодов, последовательно включающих в себя каждый из трех первых кварталов года, сдают не позднее последней даты месяцев, наступающих после завершения каждого квартала. Для годового отчета установлен особый срок (1 апреля года, наступающего вслед за отчетным), совпадающий со сроком подачи другой (персональной) отчетности по удержанному в течение года НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Напомним, что об отсутствии возможности удержания налога с выплаченного физлицу дохода тоже надо уведомить ИФНС, используя для этого ту же форму отчета (2-НДФЛ), что и для персональной отчетности. Но только сделать это надо раньше — до 1 марта года, наступающего вслед за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Даты всех вышеприведенных сроков, попадающие на общевыходные дни, приводят к переносу завершающего дня срока на более позднюю дату, отвечающую ближайшему к такому выходному буднему дню (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Выполнение этой нормы в 2019 году при представлении формуляра за 2018 год не приводит к переносу срока сдачи сводной НДФЛ-отчетности, т. к. 01.04.2019 — рабочий день.

Как же надо заполнить 6-НДФЛ за год, чтобы представленная отчетность не вызвала лишних вопросов по ее составлению? Этому будут способствовать:

• выбор актуального бланка формы;
• правильное занесение данных в нее;
• проведение проверки по существующим контрольным соотношениям.

О том, что можно проверить по контрольным соотношениям, разработанным ИФНС для проверки сводной НДФЛ-отчетности, читайте в материале «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ» .

Форму актуального бланка сводного НДФЛ-отчета содержит приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ в редакции приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. В этом же документе приведено описание методики заполнения отчета. Отдельные вопросы применения приказа не 1 раз пояснялись в письмах ФНС России.

Новая форма 6-НДФЛ применяется с 26.03.2018.

Скачать обновленный бланк расчета 6-НДФЛ можно здесь .

Бланк формы составлен из титульного листа и двух специальных разделов, из которых:

1. Раздел 1 посвящен тем сведениям, информация о которых показывается нарастающим итогом (о начисляемом доходе, вычетах, применяемой к доходу ставке и о налоге, разделяемом по видам на удержанный, начисленный, неудержанный и возвращенный). Если используются разные ставки, то по каждой из них раздел 1 заполняют на своем особом листе, при этом сведения, относящиеся ко всем ставкам одновременно, показывают лишь на первом из листов.
2. относится к сведениям только последнего из кварталов, которые представляют собой цифры выплаченного дохода, суммы оказавшегося удержанным с него налога и даты, отвечающие дням выдачи доходов, удержаниям налога с них и срокам для оплаты этого налога в бюджет. Заносят в него всю информацию группами строк, объединяющих вышеперечисленные сведения применительно к дате каждого факта выплаты при условии, что срок оплаты налога по этой выплате тоже оказывается единым.

Отчет формируют отдельно:

• по каждому из используемых налоговым агентом кодов ОКТМО;
• по каждому из обособленных подразделений, которое самостоятельно выплачивает доходы.

Титульный лист имеет вид, стандартный для любой налоговой отчетности, и содержит сведения об отчитывающемся лице, месте подачи отчета и о периоде, за который этот отчет составлен. Период, соответствующий году, зашифровывается кодом 34.

Как правильно заполнять сводную НДФЛ-отчетность

Как правильно заполнять 6-НДФЛ за год? Самое главное условие правильного заполнения — это верно рассчитанные суммы исходных данных. Сама процедура заполнения не так сложна, но требует некоторых навыков и знания ряда правил, связанных как с расчетом НДФЛ, так и с определением сроков для уплаты того налога, который расценивается как удержанный.

Какие данные потребуются для заполнения отчета? Прежде всего, сведения о начислениях доходов, примененных к ним вычетах и суммах налога, относящихся к этому доходу. На их основе будет заполняться раздел 1. Затем — информация о датах осуществленных выплат с относящимися к ним значениями начисленного (в сумме до удержания с него НДФЛ) дохода и величинами удерживаемого с него налога — для заполнения раздела 2.

Именно раздел 2 вызывает наибольшее количество вопросов при заполнении, ответы на которые найти достаточно просто, если помнить о нескольких правилах.

Одна группа таких правил касается особенностей определения даты, считающейся датой фактического получения дохода:

• для обычной зарплаты ее считают соответствующей последнему дню месяца, с которым связано ее начисление (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• для выплат при увольнении и доходов прочих видов в большинстве случаев она принимается соответствующей дате факта выдачи средств (п. 1 ст. 223 НК РФ);
• для доходов некоторых не часто встречающихся видов для ее определения существует особый порядок (пп. 3, 4 ст. 226, п. 7 ст. 226.1 НК РФ).

Кроме того, нужно знать ряд правил работы с НДФЛ:

1. Удержанным он становится только при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).
2. Сроки для направления в бюджет сумм удержанного налога не имеют соответствия с датой удержания и определяются как (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• первый рабочий день, наступающий вслед за днем выплаты дохода, если этот доход не относится к отпускным или больничным;
• последнее число месяца оплаты, если доход имеет вид отпускных или больничных, при этом нужно иметь в виду, что срок платежа, выпавший на последний день месяца и совпавший с выходным, перенесется на первый будний день следующего за днем выплаты месяца (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Таким образом, если в один день осуществлены выплаты доходов, имеющие разные сроки фактического их получения или разные даты для уплаты налога, то информацию в разделе 2, относящуюся к ним, придется разделить. То есть групп сведений о выплатах, влекущих за собой необходимость уплаты налога, в разделе 2 может оказаться существенно больше, чем дат фактического осуществления выдачи средств. При нехватке строк для внесения всех необходимых сведений в этот раздел в нем формируют доплисты.

Заполнение 6-НДФЛ за год — пример

Рассмотрим внесение данных в 6-НДФЛ за год на примере заполнения, выполненного на конкретных цифрах.

Предположим, что в ООО «Веста» (зарегистрировано в Санкт-Петербурге) в течение 2018 года доход начислялся 20 его сотрудникам. Общая величина начислений, подлежащих обложению по ставке 13%, составила 7 054 374,40 руб. Общий объем вычетов, уменьшивших этот доход, равен 198 800,00. За все месяцы года по факту выплат дохода удержанным оказался налог в сумме, составившей
878 206 руб.

По датам 4-го квартала фактические выплаты распределились так:

• 10.10.2018 осуществлена выдача зарплаты за сентябрь 2018 года в сумме
  743 034,74 руб., удержанный с нее налог составил 91 134 руб.;
• 09.11.2018 осуществлена выдача зарплаты за октябрь 2018 года в сумме
  784 996,86 руб., удержанный с нее налог составил 96 590 руб.;

Отчет 6-НДФЛ - это форма, с помощью которой налогоплательщики отчитываются по налогу на доходы физических лиц. В ней они должны указывать информацию о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период. Сдавать его все работодатели обязаны каждый квартал.

Форма отчета 6-НДФЛ

Форму отчета 6-НДФЛ, порядок заполнения и предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@ , который вступил в силу 26 марта 2018 года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ нужно направить в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Годовой расчет предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ). За 2 квартал 2019 г. нужно отчитаться не позднее 31 июля. Более подробно сроки можно увидеть в таблице.

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ . Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, могут оштрафовать от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому о том, как заполнить 6 НДФЛ-2019, главбух каждой организации должен знать досконально.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Изменения в форме, которые нужно учесть в 2019 году

В 2018 г. у правопреемников реорганизованных компаний возникла обязанность сдавать 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. В частности, организации-правопреемнику следует:

• указать свои ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
• использовать код «215» (крупнейшим налогоплательщикам — «216») в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» ;
• в реквизите «налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
• в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
• указать также «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в порядке заполнения формы произошли и другие изменения.

Крупнейшим налогоплательщикам нужно приводить КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Организации налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» значение «214» вместо «212».

На титульном листе должны быть указаны полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

Электронный формат 6-НДФЛ тоже скорректирован с учетом перечисленных поправок.

Образец заполнения 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Хотя отчет действует уже четвертый год, заполнение по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении.

Документ состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
3. Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за 2 квартал 2019 года с пошаговой инструкцией.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Шаг 1. ИНН и КПП

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.

Шаг 2. Номер корректировки

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Шаг 3. Отчетность по кварталам (номер периода)

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

• 1-й квартал — код 21;
• полугодие — код 31;
• 9 месяцев — код 33;
• год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 Приказа.

Шаг 4. Налоговый период

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5. Код налоговой службы (по месту учета)

В строке указывается код той налоговой инспекции, куда будет сдана отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

• первые 2 цифры — номер региона;
• вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС № 9 Центрального района СПб).

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая именно организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к Приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

• по месту учета — 214;
• по месту учета обособленного подразделения — 220;
• крупнейшие налогоплательщики указывают — 212.

ИП также указывают специальные коды:

• по месту жительства — код 120;
• по месту осуществления деятельности — код 320.

Шаг 6. Наименование налогоплательщика

В поле «налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Шаг 7. Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика

Нужно указать код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Раздел 1 «Обобщенные показатели» формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060-090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:

1. По каждой ставке в отдельности:

• процент ставки налога;
• суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 тыс. руб. на ребенка и т. п.);
• суммы налоговых вычетов;
• суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):

• количество физических лиц, получивших доход;
• суммы удержанного налога;
• суммы налога, не удержанные;
• суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.

Ставки НДФЛ в 2019 г. на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13%, 15%, 30% и 35%. В 2019 г. ставки не изменились.

Покажем, как учитывать НДФЛ в отчете 6 НДФЛ, на примерах заполнения разделов построчно.

Блок 1. Данные по каждой ставке НДФЛ

Шаг 1. Строка 010. Налоговая ставка

В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ — 13%. В поле формы 010 указывается величина процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.

Шаг 2. Строка 020. Начисленные доходы

По строке 020 («сумма начисленного дохода») указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года — те, которые фактически были получены за год. Не включаются в строку 020 полностью необлагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, например материальная помощь до 4000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе в строке 025.

В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (см. п. 8, п. 8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В Письме от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ и указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.

Шаг 3. Строка 030. Налоговые вычеты

Если налогоплательщикам были предоставлены налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты — это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый кодекс предусматривает следующие налоговые вычеты:

• стандартные (ст. 218 НК РФ);
• социальные (ст. 219 НК РФ);
• имущественные (ст. 220 НК РФ) и пр.

Строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@), по которым они предоставлялись.

Шаг 4. Строка 040. Исчисленный НДФЛ

Строка 040 («сумма исчисленного налога») рассчитывается путем произведения строки 010 («ставка налога») и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).

Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 («сумма начисленного дохода») и графой 030 («суммы налоговых вычетов»).

Налоговая база доходов (ставка 13 %) = 10 100 000,00 - 100 000,00 = 10 000 000,00 (база НДФЛ 13 %)

Строка 040 («сумма исчисленного налога») = 10 000 000 * 13% = 1 300 000(НДФЛ по ставке 13 %).

С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.

Шаг 5. Строка 050. Сумма авансов

Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 («сумма фиксированного авансового платежа») отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. В остальных случаях нет данных для заполнения строки 050, и указывается ноль.

Блок 2. Итоги раздела 1

Шаг 6. Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года

В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налогооблагаемых доходов в отчетном периоде.

Шаг 7. Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Строка 040 — исчисленный налог, т. е. значение данной строки показывает сумму налога, которая должна быть перечислена за период (1-й квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год).

Строка 070 — удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.

Сверить данные по стр. 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ, сопоставив поля 106 («ТП» — платежи текущего года) и 107 («МС указывается порядковый номер месяца») со значением строки 040.

За 2 квартал 2019 года, как и в остальные периоды, значение стр. 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а именно за него. Проверяется стр. 070 так же, как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) должны быть сделаны в том квартале (ином периоде), за который отчитываемся. Т. е. информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде. Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно, определив сумму платежей за последний отчетный месяц, произведенных в следующем за отчетным.

Значение строки 070 («удержанный») может не совпадать с данными строки 040 («исчисленный»). Такое случается, когда некоторые налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.

Шаг 8. Строка 080. Не удержанный налог

В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.

Шаг 9. Строка 090. Возвращенный налог

В строчке 090 отражается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили работнику. Если подобных случаев не было, ставят ноль.

Раздел 2

Этот раздел отчета 6-НДФЛ содержит только информацию за отчетный квартал, а не за период с начала года. В нем указываются даты выплаты работникам доходов и крайние сроки перечисления НДФЛ, а также суммы, которые соответствуют доходу и налогу.

Расположить даты перечислений работникам нужно в хронологическом порядке.

Шаг 10. Дата получения дохода работниками

В графах 100 отражается день, когда работник получил доход, даже если перечисление было списочным, за каждый квартал года. Сведения по одному дню должны быть просуммированы, если у них даты перечисления налога совпадают. Если выплаты сотрудникам производятся по разным видам, которые имеют отличия в дате перечисления налога, сведения по таким доходам должны указываться раздельно.

Обратите внимание, что число и месяц, которые необходимо указать, зависят от характера выплат.

Дата, являющаяся днем получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, зарплата становится доходом гражданина в последний рабочий день месяца, за который она перечисляется. Поэтому допустимо указать в этой строке последнее число, например, января 2019 года, хотя зарплату за январь работники получили только в феврале. А вот отпускные и больничные признаются доходами граждан именно в день их получения. Что касается материальной помощи, то при перечислении в денежной форме датой получения дохода является день выплаты (перечисления на счет в банке или выдачи из кассы). Если матпомощь в натуральной форме, то в строке 100 надо указать дату передачи доходов.

Шаг 11. Строка 110. День удержания налога налоговым агентом

Строка 110 содержит дату (день, месяц, год) удержания налога.

Удержать НДФЛ с зарплаты, отпускных, больничных, материальной помощи (с налогооблагаемой части), вознаграждения за оказанные работы (выполненные услуги) и прочих платежей в пользу работника можно только в день перечисления дохода работнику.

по строке 110 — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;

по строке 120 — день уплаты налога, но не позже последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные.

Шаг 13. Строка 130. Доход до удержания налога

В поле 130 указывается сумма, полученная работником либо работниками (в случае выплаты списком) на определенную дату (заполненную в графе 100 слева) до того, как был удержан налог.

Дата дохода работника за месяц должна соответствовать сумме, если не включает полностью необлагаемый налогом доход. По таким случаям можно привести разъяснения официальной позиции следующих ведомств:

• письмо ФНС России от 15.12.2016 № БС-4-11/24064@;
• письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ «В отношении расчета по форме 6-НДФЛ».

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.



Нулевой 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает в случае, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение года доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, представлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

Если в течение 2019 года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, отчет должен быть заполнен. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего квартала будут сохраняться и в дальнейшем накопительным образом. Так что нулевой 6-НДФЛ в принципе быть не может, в отчете все равно будут сведения хотя бы по одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в этом по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, в налоговый орган можно ничего не подавать. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, для самоуспокоения можно отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ в произвольной форме.

Скачать форму 6 НДФЛ: Актуальный бланк

6 НДФЛ, образец заполнения

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить декларацию в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).