Бумажный фиксатор прихода на работу. Приход и уход сотрудников: как приучить персонал к дисциплине

Простая и бесплатная система учета рабочего времени - это централизованный журнал, в котором сотрудники отмечаются, когда приходят на работу и когда уходят с неё (контроль опозданий и ранних уходов с работы). Состоит из двух частей – сервера и клиента:

Windows клиент устанавливается на рабочие места сотрудников и может работать в одном из трех режимов:

• Полностью автоматический режим, клиент фиксирует первый запуск компьютера (вход в систему, разблокировку, выход из режима сна) и последнее завершение работы (выключение, блокировка, сон, выход из системы). Может работать как с информационным окном, так и без него, в скрытом режиме.
• Ручной режим, сотруднику необходимо самостоятельно отмечать приход на работу и уход с работы. В данном режиме возможна фиксация фотографий с вебкамеры.
• Многопользовательский режим – программа устанавливается на один выбранный компьютер, заносится список сотрудников, при приходе на работу и уходе с неё, каждый сотрудник отмечается, путем выбора себя из списка. В данном режиме возможна фиксация фотографий с веб-камеры.

Android клиент превращает любой планшет, или телефон в простой и удобный терминал учета рабочего времени. Просто один раз заполните список сотрудников и укажите адрес сервера. Теперь сотрудники без труда смогут фиксировать свой приход и уход с работы.

Серверная часть программы WorkTime может быть установлена на любом компьютере, или сервере, главное, чтобы к нему с клиентов был доступ по сети. Сервер записывает в свою БД информацию и может выдавать её либо через web доступ (http://АдресСервера:43726 посторение отчетов по периодам, экспорт в Excel или Word), либо через API, путем xml запроса с вашей учетной программы (пример в обработке для 1С).

Инструкция:

• Установите серверную часть, укажите логин и пароль для доступа к серверу (необязательно, по умолчанию - admin и pass)
• (Автоматический и ручной режим)Установите клиентские программы на компьютеры пользователей и укажите адрес сервера
• (Android клиент и многопользовательский режим)Установите клиентскую программу, заполните таблицу сотрудников и укажите адрес сервера
• Откройте в браузере http://АдресСервера:43726 , введите логин и пароль, постройте необходимые отчеты.

Теперь сотруднкики могут отмечать свой приход на работу и уход с работы. Если данные с клиентов не отображаются на сервере, проверьте, что есть сетевой доступ - серверная часть работает на следующих сетевых портах: 43724, 43725 и 43726.

Достоинства программы:

• Данные хранятся на ваших компьютерах, а не на чужих серверах в облаке.
• Фиксируется точное время (ТВ), в первую очередь время с контролера домена, во вторую с интернет серверов точного времени.
• Фотографии с веб-камер сжимаются до 5-7 кб, что уменьшает размер базы данных. (100 сотрудников за 1 год ≈ 400мб).
• Данные на клиентах «копятся» без ограничения по времени, и отправляются при появлении сервера в сети.
• Простота - только одна обязательная настройка при установке – это ip адрес сервера, или его доменное имя.
• Интеграция с любой учетной системой, включая 1С.
• Абсолютно бесплатно позволяет осуществлять контроль и вести учет рабочего времени на предприятии.

Примеры возможностей:

• Установить Android клиент на планшет, планшет повесить возле входа, сотрудники отмечаются, когда приходят на работу и когда уходят с неё.
• Установить автоматический клиент, и без труда фиксировать запуски и выключения компьютеров.
• Если на компьютерах имеются вебкамеры, то установить либо ручной, либо многопользовательский режим. В этом случае фиксироваться будет не только время, но и снимки сотрудников.

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

ФАЙЛЫ

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

• Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
• При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
• Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

• наименование компании;
• дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
• указать работника, ответственного за его ведение;
• если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

• порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
• дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
• информацию о прогуле – да/нет;
• количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
• подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.

Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.

Какие проблемы могут решить АСУРВ

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

• регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
• видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
• серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
• более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
• помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
• значительная финансовая экономия.

Главные принципы действия учетных систем

Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить. Среди них самыми главными выступают:

• автоматизированное временное протоколирование;
• пространственная фиксация;
• информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
• сохранение базы данных.

В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.

Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.

Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:

• соблюдение графика приходов и уходов;
• преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
• фиксация переработок;
• формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Различные виды АСУРВ

В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.

Организация видеонаблюдения

Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании. Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:

• показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
• может восстановить картину нужного временного промежутка;
• позволяет отслеживать контакты персонала;
• дает относительную безопасность от воровства;
• оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Минусы для начальства очевидны:

• нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
• дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
• зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
• практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
• не очень высокая точность при распознавании.

Персоналу обычно приходится мириться с видеонаблюдением, установленным начальством, плюсы в нем могут найти только сотрудники службы безопасности. Остальным категориям пребывание «под прицелом» камер, как правило, не доставляет удовольствия, разве что может просто войти в привычку.

Биометрика

Система учета, ориентированная на биометрических показателях, индивидуальных для каждого сотрудника, основана на принципе идентификации: сотрудник, попадающий в пространство «рабочей зоны», фиксирует момент своего входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора.

В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется голосовая идентификация.

Положительные моменты:

• можно точно определить время нахождения в «рабочей зоне»;
• практически невозможно подменить пользователя;
• почти полностью исключается возможность несанкционированного проникновения на рабочую территорию.

Недостатки биометрической системы:

• невозможность отследить эффективность занятости сотрудников (фиксируется только время, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
• точность определения местонахождения сотрудника ограничена расположением терминалов системы;
• из-за прохождения контроля персоналу приходится отвлекаться и тратить на это дополнительное время;
• при большом количестве сотрудников у одного терминала процесс идентификации может сильно затягиваться.

«Карточная» система

Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.

Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.

Соответственно, похожи и минусы: ограниченность зоны контроля, невозможность использования при больших потоках людей, к тому же, в отличие от биометрической АСУРВ, «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче (карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку).

Программные системы

Во многих компаниях основная занятость сотрудников протекает за компьютером, который сам по себе является «учетной машинкой». Он фиксирует время включения и выключения, а также сохраняет в памяти «историю» пользователя. Этими особенностями можно воспользоваться при учете рабочего времени офисных сотрудников.

Работодательские «бонусы» такой АСУРВ заключаются, помимо общих (учет временных интервалов занятости), в возможности четко отслеживать использование рабочего времени, то есть определять, какие именно ресурсы были задействованы каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило.

Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.

Недостатки этой системы:

• ограниченная сфера применения;
• неприменима для мобильного персонала;
• легко осуществить подмену пользователя;
• при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.

Системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени

Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.

Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.

Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.

Позитивные стороны такой АСУРВ:

• позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
• можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
• легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
• высокая точность определения местоположения;
• работает и с большими человеческими массивами;
• работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.

Сложности, связанные с такими системами:

• достаточно дорогое оборудование;
• необходимость постоянного технического обслуживания;
• в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.

Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.

Все организации, которые имеют многочисленный штат, внедряют на производстве разные системы контроля за трудовым процессом, дисциплиной, исполнением служащими прочих пунктов трудового соглашения. Соблюдение дисциплины — важный элемент контроля, от которого зависит продуктивность и экономические показатели компании.

Первичные формы контроля — фиксация рабочего дня сотрудника. Иными словами, специальная служба, ответственное лицо или автоматизированная система ежедневно фиксирует точное время прихода, ухода работников предприятия.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Если в организации принято вести журнал прихода и ухода сотрудников, то этот документ оформляется в виде таблицы и содержит следующие графы:

• номер по порядку;
• дата;
• ФИО сотрудника;
• должность;
• точное время прихода на работу;
• точное время ухода с работы;
• личная подпись работника;
• количество отработанных часов за день;
• примечания с объяснениями возможного опоздания или ухода со смены ранее оговоренного срока.

Многие из перечисленных пунктов могут исключаться или заменяться другими, но количество часов указывается в любом формате этого документа. Этот показатель строго контролируется работодателем.

Табель учета рабочего времени

При всей своей полезности и необходимости организации, журнал учета рабочего времени не является обязательным документом по законодательству РФ. В качестве официального, государство установило другой документ для этих целей — табель рабочего графика.

Табель составляется на основе статистики журнала, являясь обязательным документом, в соответствии с которым государство контролирует исполнение норм Трудового кодекса.

В отчетном табеле указываются выданные ранее номера сотрудников, название организации, проставляются даты. В содержание документа включается информация о явках и неявках, сверхурочные, ночные часы, отметки о пропусках.

Программа учета рабочего времени сотрудников

Современные компьютерные технологии позволяют использовать программное обеспечение для контроля и учета рабочего времени.

Специальный сервис учета рабочего времени может выполнять следующие задачи:

• сбор статистических данных;
• автоматическая подготовка отчетов, передача их руководителю;
• мониторинг времени отдельного специалиста;
• хронометраж дня с учетом запланированных пауз, планерок и совещаний.

В случае нарушения работником работы таймера — отключения программы или сдвигания диапазона часов работы, руководитель получает уведомление об этом. Таким образом, система осуществляет ненавязчивый, но строгий и автоматизированный контроль прихода, ухода, выполнения других задач.

Система уменьшает количество конфликтов, стрессовых ситуаций для коллектива. Руководителю не нужно оказывать психологическое давление на работников, а коллектив быстро научится самоконтролю.

Придерживаться трудового распорядка дня – одна из обязанностей сотрудников. Но к сожалению, не всегда это условие ими выполняется. Сотрудники опаздывают, уходят с работы раньше положенного, покидают свои рабочие места на протяжении дня. Поэтому многие руководители устанавливают системы .

Какие есть системы контроля прихода и ухода сотрудников?

Биометрические системы
Самыми популярными являются биометрические системы. Они не только фиксируют время прихода и ухода сотрудников, но и повышают уровень безопасности компании. Ведь без отпечатка пальца никто из посторонних не попадет внутрь. Поэтому их очень часто можно увидеть в крупных учреждениях или в организациях с повышенным уровнем безопасности.

Но у биометрических систем есть недостаток. Они отмечают время только фактического прихода на работу. Но не каждый сотрудник, придя на работу, сразу бросается в бой. Некоторые любят выпить кофе, поболтать с коллегами и только потом приступить к выполнению своих задач. Это значит, что работа начинается у них с опозданием на полчаса-час.

Программы учета рабочего времени
Большую часть рабочего времени сотрудники проводят за компьютером. Поэтому идеальным инструментом для контроля офисного персонала является .

Программу устанавливают на компьютеры персонала и она фиксирует время начала и окончания работы; используемые ресурсы (сайты, файлы, приложения).

Как это происходит и что это дает руководителю, рассмотрим на примере Yaware.TimeTracker .

Что можно узнать с помощью программы учета рабочего времени?

1. Частоту опозданий

Чтобы вести контроль опозданий, установите в настройках Yaware.TimeTracker время начала рабочего дня. Теперь, если сотрудник начнет работу позже указанного времени – система зафиксирует это и составит “Отчет по опозданиям”.

С его помощью вы можете узнать систематичность нарушений. Просто выберите имя сотрудника и сгруппируйте данные за месяц.

2. Систематичность раннего ухода

О раннем уходе с работы так же легко узнать, как и об опозданиях. В настройках установите время окончания работы. Если сотрудник завершит её раньше –- это будет указанно в отчете “Ушел раньше положенного”.

3. Причины опоздания или ухода раньше положенного

Бывает так, что сотрудники опаздывают или уходят раньше с работы в связи с выполнением рабочих заданий. Например, встреча с клиентом, отправка посылки, покупка авиабилетов.

Если вы включите в настройках офлайн-активность, то сотрудник сможет объяснить причину своего опоздания или раннего ухода. Если он опоздал, то после включения компьютера система выдаст запрос, в котором сотрудник сможет указать причину

и прокомментировать её

Если же сотрудник ушел раньше положенного, то форма запроса появится на следующий день, после включения компьютера.

С помощью программы учета рабочего времени вы не просто знаете, когда сотрудники пришли и ушли, а когда они приступили непосредственно к работе. Это делает её эффективным инструментом контроля прихода и ухода сотрудников в офис.

Попробуйте бесплатную версию Yaware.TimeTracker и убедитесь в этом на практике.